Afhold bedre møder

Hvis I allerede er aktive i forenings- og frivilliglivet, ved I, at der ofte er mange møder, der skal afholdes, men kvaliteten af møderne kan variere meget. Med denne øvelse får I redskaber til at afvikle bedre møder, uanset om I sidder i bestyrelsen i en forening, et udvalg eller en arbejdsgruppe i landsbyen.

Skridtet mod bedre møder:

  1. Alle deltagere får udleveret post-its, hvorpå de skriver, hvad de synes, karakteriserer et godt møde. Brug enten enkeltord eller korte sætninger.
  2. Saml op i fællesskab og udvælg de fem vigtigste.
  3. Udarbejd sammen en guide for det gode møde. Guiden kan indeholde forberedelse til mødet, hvad der skal gøres på selve mødet (fx referat) og efterbehandlingen af mødet (fx opfølgning af to do-liste).
  4. Evaluer evt. løbende, om jeres møder forløber, som I ønsker.

Forberedelse

Medbring kuglepen, papir og post-its. Forbered derudover gerne nogle spørgsmål omkring mødeafvikling, som I kan tale om i fællesskab:

  • Hvornår afholdes møderne?
  • Hvor afholdes de? Skal der bookes lokale?
  • Hvem er ansvarlig for dagsordenen – og at den udsendes til alle deltagerne?
  • Er der deadline for materiale til møderne?
  • Er punkterne til diskussion, til orientering eller til beslutning?
  • Er der nogle faste punkter på dagsordenen?
  • Hvem skriver referat?
  • Skal der være plads til samvær og smalltalk? Hvis ja – hvor meget må det fylde?